מדיניות פרטיות

הפרטיות שלכם חשובה לנו. כאן מוסבר איזה מידע אנחנו אוספים, למה אנחנו צריכים אותו, איך הוא נשמר ומה אפשר לעשות כדי לעיין בו או למחוק אותו.

1. מי מפעיל את האתר

האתר מופעל על ידי Way USA, שירות פרטי לסיוע אדמיניסטרטיבי וטכני בתהליכים ובמסמכים אמריקאיים. לשאלות בנושא פרטיות אפשר לפנות אלינו באמצעות WhatsApp.

2. איזה מידע אנחנו אוספים

• פרטי קשר: שם, מספר טלפון בוואטסאפ, השירות המבוקש והודעה קצרה, כשאתם משאירים פרטים בטופס באתר או פונים אלינו ב־WhatsApp.
• פרטי התיק: סוג השירות, שלב הטיפול, תאריכים, הערות הנוגעות לטיפול, וסכום ומצב תשלום כשסוכמו.
• מסמכים שאתם מעלים: קבצי PDF, JPG או PNG שביקשנו, למשל דרכון, תעודת לידה או תעודה מזהה. מסמכים כאלה כוללים מידע אישי רגיש, ולעיתים גם מידע על ילדים.
• אישורים שמסרתם: המועד שבו אישרתם את מדיניות הפרטיות, ואת הצהרת העלאת המסמכים.
• מידע טכני: כתובת IP, סוג דפדפן ונתוני גישה, הנדרשים להפעלת האתר ולמניעת שימוש לרעה.

3. למה אנחנו צריכים את המידע

• לענות לפנייה ולהבין במה אתם צריכים עזרה.
• להכין טפסים ותיק לפי הפרטים והמסמכים שמסרתם, לבדוק שהמסמכים קריאים, תקינים ותואמים לפרטים בטופס, ולסדר אותם לפי הדרישות של הגורם הרשמי.
• לתאם תורים ולהתכונן לפגישה, אם ביקשתם.
• לעדכן אתכם על התקדמות הטיפול, בדף אישי המוגן בסיסמה ובהודעות ב־WhatsApp.
• להגן על האתר ועל השירות, למנוע שימוש לרעה ולעמוד בחובות החלות לפי דין.

אנחנו משתמשים במסמכים ובפרטים שלכם רק לצורך הטיפול בתיק שלכם. איננו משתמשים בהם לפרסום, אינם מוכרים אותם ואינם מעבירים אותם לצד אחר לצורך שיווק.

4. מסירת מידע היא בחירה שלכם

אין חובה למסור מידע אישי או להעלות מסמכים. עם זאת, בלי המידע והמסמכים הדרושים ייתכן שלא נוכל לספק את השירות. לפני ההעלאה הראשונה תתבקשו לאשר את מדיניות הפרטיות, את תנאי השימוש ואת הצהרת העלאת המסמכים. באחריותכם לוודא שהמידע מדויק ושיש לכם הרשאה למסור אותו, וכשמדובר בקטין, שאתם הורה או אפוטרופוס שרשאי לכך.

5. דף התיק האישי והעלאת מסמכים

לכל תיק יש קישור אישי וסיסמה נפרדת. רק מי שמחזיק בשניהם יכול להיכנס לדף. אפשר להעלות שם מסמכים רק לבקשות שהגדרנו לכם. המסמכים שהועלו לא מוצגים בחזרה בדף. הם נגישים לצוות בלבד, והלקוח יכול להסיר קובץ שהעלה כל עוד לא אושר. אנא שמרו על הקישור והסיסמה, אל תשתפו אותם, ואל תעלו מסמכים שלא ביקשנו.

תיק משפחתי. כמה תיקים של בני אותה משפחה יכולים להיות מחוברים לקישור משפחתי אחד, עם סיסמה אחת וארבע הספרות האחרונות של הטלפון של איש הקשר. מי שנכנס בקישור המשפחתי רואה את מצב הטיפול ואת רשימת המסמכים המבוקשים של כל בני המשפחה בתיק, ויכול להעלות מסמכים לכל אחד מהם. המסמכים עצמם אינם מוצגים בדף. בזמן שתיק מחובר למשפחה, הקישור האישי שלו אינו פעיל. בגיר יצורף לתיק משפחתי רק בהסכמתו.

6. אבטחת מידע

אנחנו נוקטים צעדים סבירים לשמירה על המידע, ובהם: העברת מידע באתר בחיבור מוצפן; הצפנה של כל מסמך ושל פרטי התיקים לפני שהם נשמרים, בנוסף להצפנה של שירות האחסון; סיסמאות שנשמרות רק בצורה מוצפנת שאי אפשר לשחזר; הגבלת מספר ניסיונות כניסה; וגישה של צוות בלבד, באמצעות סיסמה אישית לכל עובד, למסמכים ולפרטי התיקים, עם רישום פנימי של כל כניסה ופעולה. אין אפשרות להבטיח אבטחה מוחלטת בכל אמצעי דיגיטלי. אם יתרחש אירוע אבטחה שחושף מידע אישי, נפעל לפי הדין, לרבות הודעה למי שנפגע ככל שנדרש.

7. שמירה ומחיקה

אנחנו שומרים מידע רק למשך הזמן הנחוץ למתן השירות, להגנה על זכויות או לעמידה בדרישות דין. מסמכים שהועלו נמחקים אוטומטית 30 יום אחרי שהתיק סומן כהושלם. תיק שלא היתה בו פעילות 180 יום נמחקים מסמכיו אוטומטית גם כן. בכל מקרה אפשר לבקש מחיקה מוקדמת, ובדף התיק האישי יש כפתור שמוחק את כל המסמכים מיד. בדף התיק האישי מוצג התאריך שבו המסמכים יימחקו. עותקי גיבוי של פרטי התיקים, ללא המסמכים עצמם, נשמרים לתקופה מוגבלת ומתחלפים, ולכן פרט שנמחק עשוי להישאר בגיבוי עד שהוא מתחלף.

8. שיתוף עם צדדים שלישיים

איננו מוכרים מידע אישי. אנחנו נעזרים בספקי תשתית לצורך הפעלת האתר ואחסון הנתונים, ובשירות WhatsApp לצורך התקשורת איתכם. המידע מאוחסן ומעובד בשרתים הממוקמים בפרנקפורט שבגרמניה, אצל ספק תשתית בינלאומי. לא נעביר את המסמכים שלכם לרשות או לגורם אחר אלא לפי בקשתכם ובאישורכם, או כשחלה חובה לעשות זאת לפי דין. הגופנים באתר נטענים מהשרת שלנו בלבד, ולא משירות חיצוני. לחיצה על כפתור WhatsApp מעבירה אתכם לשירות של WhatsApp, והשימוש בו כפוף גם לתנאים ולמדיניות הפרטיות שלו.

9. העוזר הדיגיטלי (בינה מלאכותית)

באתר ובדף התיק האישי פועל עוזר דיגיטלי המבוסס על בינה מלאכותית. ההודעות שאתם כותבים בו נשלחות לעיבוד אצל ספק מודל השפה (Anthropic, באמצעות שירות AI Gateway של Vercel) כדי להפיק תשובה, והעיבוד עשוי להתבצע גם מחוץ לאיחוד האירופי, לרבות בארצות הברית. בדף התיק האישי, לאחר הכניסה, מועברים לעוזר גם שם פרטי, סוג השירות, שלב הטיפול, ההודעה שהצוות כתב והרשימה של המסמכים שביקשנו ומצבם. מסמכים, מספר טלפון וסכומים אינם מועברים לעוזר. איננו שומרים את תוכן השיחות בשרתים שלנו, והיסטוריית השיחה נשמרת רק בדפדפן שלכם עד לסגירת הלשונית או לניקוי השיחה. ספקי התשתית וה־AI עשויים לשמור מידע לפי המדיניות שלהם. אל תכתבו בצ׳אט מספרי דרכון, SSN, סיסמאות או פרטי תשלום. העוזר עלול לטעות, מספק מידע כללי בלבד ואינו ייעוץ משפטי.

הצוות שלנו עשוי להשתמש גם בכלי בינה מלאכותית פנימי לניסוח תשובות ולסיכום תיק. לצורך זה עשויים להיות מועברים הודעה של לקוח (כשהצוות מדביק אותה), שם פרטי, סוג השירות, שלב הטיפול, הערות הצוות ומצב המסמכים שהתבקשו, ולא מסמכים, מספר טלפון או סכומים. אדם בצוות קורא ובודק כל טיוטה לפני שהיא נשלחת.

10. קטינים

השירות מיועד לבגירים. מסמכים של קטין יועלו רק על ידי הורה או אפוטרופוס של הקטין, הרשאים למסור אותם.

11. עוגיות ומידע טכני

האתר אינו מפעיל כלי פרסום או מדידה כגון Meta Pixel או Google Analytics. בדף התיק האישי, אחרי הזנת הסיסמה, נשמרת בדפדפן עוגייה טכנית הכרחית שמאפשרת להישאר מחוברים לכמה שעות, ואינה משמשת למעקב. היסטוריית הצ׳אט נשמרת באחסון הזמני של הדפדפן ולא נשלחת אלינו. אם התחלתם למלא את טופס יצירת הקשר ולא סיימתם, מה שהקלדתם נשמר באחסון הדפדפן שלכם בלבד, ולא נשלח אלינו, עד 7 ימים, כדי שתוכלו להמשיך. הוא נמחק כשהטופס נשלח או כשלוחצים על ״מחיקת הטיוטה״. אם הגעתם לאתר דרך קישור של חבר (״חבר מביא חבר״), קוד ההפניה שבקישור נשמר באחסון הדפדפן שלכם עד 60 ימים. הוא נשלח אלינו רק כשאתם פונים אלינו, בתוך הודעת הוואטסאפ או עם טופס יצירת הקשר, כדי שנדע לתת את ההנחה. אם יתווספו בעתיד כלי מדידה או שיווק, המדיניות תעודכן.

12. הזכויות שלכם

לפי חוק הגנת הפרטיות אפשר לבקש לעיין במידע שנשמר עליכם, לתקן מידע שאינו נכון, ולבקש מחיקה של מידע, בכפוף לחובות שמירה החלות לפי דין. אפשר לפנות אלינו ב־WhatsApp. כדי להגן על הפרטיות, ייתכן שנבקש פרטים סבירים לאימות זהות הפונה.

13. עדכון המדיניות

המדיניות עשויה להשתנות מעת לעת. תאריך העדכון האחרון מופיע בראש העמוד. אם יחול שינוי מהותי באופן שבו אנחנו מטפלים במסמכים, נבקש מכם לאשר מחדש לפני העלאה נוספת.